Fast jeder verwendet oder zumindest kennt sie inzwischen: Cloud-Speicher wie Dropbox und Co. Noch nie war es so einfach überall Zugriff auf seine Daten zu haben und diese zu teilen.
Aber lohnt sich die Dropbox auch für Ihr Unternehmen? Sind Ihre Daten wirklich in Sicherheit oder verletzen Sie bestimmte Bestimmungen?
Und mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?
Diese und weitere Fragen beantworte ich Ihnen leicht verständlich in diesem Beitrag.
Dieser Beitrag wurde am 24. Juli 2021 aktualisiert
Was genau ist die Dropbox für Unternehmen?
Bei der Dropbox handelt es sich um einen sogenannten Cloud-Speicher.
Cloud ist Englisch und steht im Deutschen für Wolke. Bei einem Cloud-Speicher werden Ihre Daten in der „Wolke“, also online, gespeichert. Der große Vorteil: Sie können jederzeit und mit jedem Gerät darauf zugreifen.
Die Dropbox Version für Unternehmen unterscheidet sich von der Version für Private vor allem durch die Menge des verfügbaren Speicherplatzes und durch die Möglichkeit, genaue Rechte für verschiedene Nutzer festzulegen.
Je nach Unternehmensgröße werden unterschiedliche Pakete für Firmen angeboten. Welche Funktionen bei welchen Paketen enthalten sind und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, erkläre ich Ihnen weiter unten in diesem Beitrag.
Wie funktioniert die Dropbox?
Nachdem Sie Ihre Daten hochgeladen haben, werden sie vom Anbieter des Online-Speichers (in diesem Fall ist das Dropbox) auf dessen Servern gespeichert.
Sie können Ihre Daten entweder manuell hochladen oder die Dropbox mit Ihrem Gerät synchronisieren. Der Vorteil des Synchronisierens: Ihre Daten werden automatisch in die Cloud hochgeladen.
Dropbox Sicherheit: Wie gut geschützt sind Ihre Daten wirklich?
Die Datenverschlüsselung ist eine der wichtigsten Funktionen, die eine Cloud erfüllen muss. Jeder Speicher, der hier „durchfällt“ ist keine Option für Sie.
Ich kann Sie aber beruhigen: Die Dropbox ist grundsätzlich sehr sicher. Das hat vor allem vier Gründe:
1. Die Dropbox Server sind mit einer 256 Bit Verschlüsselung gesichert
Das Risiko, dass Ihre Daten direkt von den Servern der Dropbox gestohlen werden, ist praktisch null. Denn um die genutzte 256 Bit AES Verschlüsselung zu knacken, müssten Hacker 2 hoch 256 Möglichkeiten austesten. Das entspricht der Zahl 115.792 mit 77 angehängten Nullen.
Mit der heutigen Rechenleistung würde es Milliarden von Jahren dauern, bis Hacker alle Möglichkeiten durchprobiert und den passenden Schlüssel gefunden haben.
Zusätzlich dazu sind Ihre Daten immer auf mehreren Servern gespeichert. Sollte einer der Dropbox-Server ausfallen oder wie durch ein Wunder doch geknackt werden, befinden sich Ihre Daten also immer noch an mindestens einem weiteren Ort.
Fazit: Hier kann wirklich nichts verloren gehen.
2. Die Verbindung zwischen Dropbox-Server und Ihrem Endgerät ist mit einer 128 Bit Verschlüsselung gesichert
Neben der oben erklärten Sicherheit auf dem Server ist auch die Verschlüsselung bei der Datenübertragung entscheidend für die Sicherheit.
Auch hier schneidet die Dropbox gut ab: Die Übertragung zwischen Ihrem Gerät und den Speichern der Dropbox ist mit einer 128 Bit AES Verschlüsselung gesichert.
Das bedeutet: Um diesen Schutz zu knacken, müssten Hacker 2 hoch 128 Möglichkeiten (das ist eine Zahl mit 28 Nullen) durchtesten.
Wie die 256 Bit Verschlüsselung kann auch die 128 Bit Verschlüsselung aus heutiger Sicht nicht gehackt werden.
Hacker können sich also nicht einfach in die Datenübertragung „einklinken“ und schädliche Dateien anhängen oder die Daten selbst downloaden.
3. Zwei Faktor Authentifizierung schützt Ihren Account
Sie kennen das Vorgehen vermutlich schon von vielen anderen Accounts: Um sich bei Online-Konten anmelden zu können, reicht heutzutage das Passwort alleine nicht mehr aus.
Zusätzlich dazu müssen Sie noch einen Code eintippen oder eine Sicherheitsfrage beantworten.
Diese Anmelde-Methode bezeichnet man auch als Zwei Faktor Authentifizierung und auch die Dropbox setzt aus Sicherheitsgründen darauf.
Der große Vorteil dieser Methode: Selbst wenn Ihr Passwort von Hackern gestohlen wird, können diese nicht auf Ihre Dropbox-Daten zugreifen ohne einen zusätzlichen Code einzugeben oder eine Sicherheitsfrage zu beantworten.
4. Die Dropbox ist DSGVO-konform
Sie möchten auch sensible Kundeninformationen, Rechnungen oder andere personenbezogene Daten in der Cloud Speichern?
Dann habe ich gute Neuigkeiten: Mit der Dropbox ist das möglich.
Die Dropbox ist nach der internationalen Norm ISO 27018 zertifiziert und hält damit (Stand Juli 2021) alle nötigen Datenschutzbestimmungen ein.
Sie können alle Daten in der Dropbox speichern, ohne hohe Geldstrafen befürchten zu müssen.
Dropbox Kosten: Mit diesen jährlichen Ausgaben müssen Unternehmer rechnen
Als Unternehmen können Sie aus vier verschiedenen Paketen wählen:
Basic Paket: Die kostenlose Variante mit stark limitiertem Speicher
- Maximale Nutzeranzahl: Eine Person
- Maximaler Speicher: 2 GB
- Kosten pro Monat: Kostenlos
- Möglichkeit, verschiedene Admin-Level zu erstellen: Nein
- Änderungs-Logs zu allen Dateien: Nein
Fazit: Da 2 GB Speicher für kein Unternehmen auf Dauer ausreichen werden, ist dieses Paket keine Option für Ihr Unternehmen.
Professional Paket: Die beste Variante für Ein-Personen-Unternehmen
- Maximale Nutzeranzahl: Eine Person
- Maximaler Speicher: 3 TB
- Kosten pro Monat: 16,58 Euro bei jährlicher Zahlung bzw. 19,99 Euro bei monatlicher Zahlung
- Möglichkeit, verschiedene Admin-Level zu erstellen: Nein
- Änderungs-Logs zu allen Dateien: Nein
Fazit: Wenn Sie alleine arbeiten und keine Mitarbeiter-Zugänge managen müssen, ist dieses Paket die richtige Wahl für Sie.
Standard Paket: Perfekt für Teams, ohne komplexes Rechte-Management
- Maximale Nutzeranzahl: Unbegrenzt
- Maximaler Speicher: 5 TB
- Kosten pro Monat: 10 Euro pro User bei jährlicher Zahlung bzw. 12 Euro bei monatlicher Zahlung
- Möglichkeit, verschiedene Admin-Level zu erstellen: Nein
- Änderungs-Logs zu allen Dateien: Nein
Fazit: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine unterschiedlichen Admin-Rollen erstellen und keine komplexen Zugänge anlegen wollen, ist dieses Paket für Sie ideal.
Advanced Paket: Die “Alleskönner”-Variante für große Teams
- Maximale Nutzeranzahl: Unbegrenzt
- Maximaler Speicher: Unbegrenzt
- Kosten pro Monat: 15 Euro pro User bei jährlicher Zahlung bzw. 18 Euro bei monatlicher Zahlung
- Möglichkeit, verschiedene Admin-Level zu erstellen: Ja
- Änderungs-Logs zu allen Dateien: Ja
Fazit: Um komplexe Zugänge zu Ordnern oder Dateien zu verwalten, wird dieses Paket benötigt. Ein zusätzliches Plus: Dank des Änderungs-Logs sehen Sie, wer ein bestimmtes Dokument bearbeitet hat.
Wie profitiert Ihr Unternehmen von der Dropbox?
Durch die Dropbox-Funktionen, ergeben sich eine Vielzahl neuer Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen. Sie profitieren durch höhere Flexibilität bei der Organisation und Kommunikation innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens. Ihre vier größten Vorteile möchte ich Ihnen nun vorstellen:
Vorteil 1: Externe Festplatten und USB-Sticks gehören der Vergangenheit an
Der erste Vorteil für Ihr Unternehmen ist der Online-Speicher. Dieser Speicher ist kostengünstig und gibt nicht wie Festplatten und USB-Sticks irgendwann sprichwörtlich „den Geist auf“. Im Gegensatz zu externen Festplatten oder USB-Sticks können Sie Ihren Dropbox-Speicher bei Bedarf einfach vergrößern oder verkleinern.
Es besteht auch keine Verlust- oder Beschädigungsgefahr. Externe Festplatten und USB-Sticks werden oft vergessen. Speziell USB-Sticks landen auch schnell einmal am Boden und werden dadurch beschädigt.
Bei einer Cloud kann das alles nicht passieren. Selbst wenn Ihr Gerät beschädigt wird, sind Ihre Daten noch immer sicher online gespeichert.
Vorteil 2: Back-Ups müssen nicht mehr manuell erstellt werden
Was die Cloud so besonders beliebt macht ist, dass Sie Ihr Gerät einfach synchronisieren können.
Ihre Daten werden dank dieser Synchronisation laufend hochgeladen und falls es zu einem Systemausfall kommen sollte, können Sie immer auf aktuelle Versionen Ihrer Dokumente zugreifen.
Vorteil 3: Die Dropbox ist flexibel auf mehreren Geräten verwendbar
Da der Zugang an den Benutzer gebunden ist, können mehrere Endgeräte verwendet werden. Ihre Mitarbeiter und Partner sitzen nicht ständig vor ihrem Firmen-PC. Dank der Cloud können diese auch unterwegs über Handy, Tablet oder Laptop stets auf alle Daten zugreifen.
Die Zeiten, in denen wichtige Dokumente für Meetings mit Partnern oder Kunden vergessen wurden, sind vorbei. Alles ist für Mitarbeiter jederzeit erreichbar.
Vorteil 4: Sensible Daten können einzeln freigegeben werden
Bei der Dropbox hat nicht jeder Mitarbeiter automatisch Zugriff auf alle Dateien, sondern Sie können alle Ordner manuell freigeben.
Damit Sie im Unternehmen wirklich flexibel und sicher arbeiten können, benötigen Sie genau ein solches umfassendes Rechte-Management-System. So legen Sie verschiedene Sicherheitslevel für Ihre Cloud an. Wer auf welche Ordner zugreifen kann, wird genau bestimmt.
Praktisch: Es können auch nur einzelne Dateien freigegeben werden. Dadurch können Mitarbeiter auf gewisse sensible Daten für ein Projekt zugreifen, aber nicht auf die restlichen Daten im Ordner.
Welche Alternativen zur Dropbox sind empfehlenswert?
OneDrive for Business: OneDrive for Business besitzt eine Besonderheit. Hier steckt ein eigenes System zur Datenbankverwaltung dahinter. Die Daten werden nicht normal abgespeichert, wie bei anderen Clouds. Dies ermöglicht es, dass Dateien gleichzeitig bearbeitet werden können. Zudem ist diese Cloud auf Microsoft-Programme optimiert und Teil des Office 365 Pakets.
DextraData: Ein lokaler Anbieter für Clouds in Wien. Mit diesem haben Sie sofortige lokale Kundenbetreuung im Notfall. Auch ein Desktop-Client wird angeboten, mit dem Sie wie bei Dropbox und OneDrive Ihre Daten bequem synchronisieren können. Weiters können Sie eigene Benutzerkonten für Kunden und Partner festlegen und diese klar von Mitarbeitern teilen. Auch die Sicherheit Ihrer Daten ist vollstens gegeben mit 3-facher Verschlüsselung.
Symology: Das System von Symology erfüllt alle Ansprüche und ermöglicht Ihnen eine eigene Private-Cloud aufzubauen. Den Aufbau und die Planung des Systems müssen Sie allerdings selbst übernehmen, daher ist diese Lösung ohne IT-Know-How für Sie wahrscheinlich nicht geeignet. Alternativ können Sie die Einrichtung und Wartung auch an einen EDV-Betreuer auslagern.
Fazit: Die Dropbox ist dank hoher Sicherheit & niedriger Kosten ideal für viele Firmen
Hohe Datensicherheit, automatisierte Back-Ups und das alles zu niedrigen Kosten: Cloud-Speicher wie die Dropbox sind bei der Datensicherung eine echte Alternative für viele Unternehmen.
Sie können je nach Paket mehrere Terabyte an Speicher nutzen und profitieren von zahlreichen Zusatzfunktionen wie der Nutzung auf mehreren Geräten (Firmen-Computer, privater Laptop, Handy, etc.) und der Möglichkeit, Zugriffsrechte detailliert zu managen.
Sie haben noch Fragen zur Dropbox oder zu anderen Cloud-Speichern? Oder benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen passenden Anbieters?
Bei diesen oder ähnlichen Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen. Wir von der RYSIT Consulting GmbH haben uns auf EDV-Betreuung spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter. Sie erreichen uns via E-Mail (office@rysit.at), Telefon +43 1 361 95 00 oder unserem Kontaktformular.
Herzlichst,
Ihr Richard Schranz
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